Bạn sẽ phải tiếp xúc với nhiều sản phẩm của Google như Gmail, Docs, và YouTube nếu như bạn sử dụng chúng trong công việc thường nhât. Tuy nhiên, các sản phẩm này được đóng gói với một số tính năng không dễ làm quen chút nào. Dưới đây là 10 tính năng ít được biết đến trong một số các dịch vụ / sản phẩm của Google có thể giúp bạn thay đổi cách làm việc, hoặc có thể sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ thở hơn.
1. Xem tất cả các loại file trực tuyến
Google Docs Viewer gần như là một website thu nhỏ cho phép bạn xem các loại file trực tuyến mà không cần phải tải chúng về và mở thủ công bằng các chương trình chuyên dụng tương ứng. Thậm chí, bạn chẳng cần phải có một tài khoản Google Docs để truy xuất nó, tất cả những gì bạn cần là ghé qua trang Google Docs Viewer và nhập địa chỉ file mà bạn muốn xem. Trong khi những người dùng Gmail đã được hỗ trợ bằng việc liên kết tự động Google Docs Viewer với file đính kèm (attachment) có trong e-mail và họ chỉ việc nhấp vào liên kết View ở file đính kèm cuối e-mail để xem trước nội dung file đó.
- Minh họa: Google Docs Viewer cho phép bạn xem gần như tất cả các loại file phổ biến trực tuyến…
Trước đây, nó chỉ có thể xem mấy định dạng tài liệu văn phòng như Microsoft Word hay Excel files, nhưng kể từ một vài tuần trước danh sách chứng thực của nó được mở rộng ra bao gồm cả các loại file như các file Adobe Photoshop, Illustrator, và các loại font TrueType, các file AutoCad files, và thậm chí là các file được tạo bởi iWork Pages của Apple.
2. Gửi cho ai đó một URL để xêm một file trực tuyến
Một tính năng khác của Google Docs Viewer Website (đã lưu ý ở mục trước) là bạn có thể tạo các đường dẫn riêng cho mình nhằm trỏ tới các file trực tuyến và gửi chúng tới người khác để họ xem ngay lập tức bằng việc nhấp vào liên kết file.
Phần đầu tiên là một URL (đường dẫn) để đọc có cấu trúc như sau:
http://docs.google.com/viewer?url=
Và sau đó thêm một URL dẫn thẳng tới file đó, bao gồm cả thành phần http:// Chẳng hạn như nếu tôi muốn cho ai đó xem tài liệu Microsoft Word lưu ở địa chỉ http://keirthomas.com/dump/testfile.docx chẳng hạn, thì tôi chỉ cần gửi nội dung theo đường dẫn đầy đủ là:
http://docs.google.com/viewer?url=http://keirthomas.com/dump/testfile.docx
3. Thêm một chữ ‘S’ để lướt web an toàn.
Thực tế thì tất cả các dịch vụ của Google đều có thể truy xuất qua giao thức HTTPS, một giao thức kết nối Internet hoàn toàn an toàn – giống như loại kết nối mà các ngân hàng thường sử dụng cho các dịch vụ trực tuyến của họ. Chỉ cần thêm một chữ “S” vào phần http:// để biến thành https://. Chẳng hạn, muốn xem file Microsoft Word đã đề cập ở mục (2) theo giao thức an toàn, bạn chỉ cần thêm chữ “S” và địa chỉ bây giờ sẽ là:
https://docs.google.com/viewer?url=http://keirthomas.com/dump/testfile.docx
Gmail cũng có thể cấu hình để sử dụng HTTPS theo mặc định bằng cách nhấp vào liên kết Settings ở góc phải phía trên và chọn Always use HTTPS under the Browser Connection heading that appears.
4. Tránh bị đột nhập tài khoản
Để đảm bảo rằng không ai ngoài bạn có thể truy xuất tài khoản của mình, bạn cần có một số điện thoại cho Google để lấy mã xác nhận hoặc gửi một SMS tới điện thoại của bạn mỗi khi nbạn đăng nhập. Bằng cách này, thậm chí một ai đó đánh cắp hoặc một ai đó khác đoán ra mã số bảo vệ của bạn thì họ cũng không dễ dàng gì truy xuất tài khoản của bạn.
Phương thức bảo mật này còn được biết tới với cái tên là thủ tục xác minh hai giai đọan (two-stage verification procedure), thứ mà bạn có thể thiết lập tại đây. Lưu ý rằng dịch vụ này vẫn còn đang được triển khai và có thể hiện vẫn chưa có sẵn dành cho bạn. Hơn nữa, hãy nhớ kiểm tra lại, bởi vì theo mặc định nó sẽ dành cho tất cả mọi người sử dụng Google.
Một hạn chế (hoặc cũng có thể gọi là lợi ích) của phương thức bảo mật mới này chính là bạn có thể cần thêm một mật khẩu mới hoặc mật khẩu cụ thể cho các dịch vụ Google riêng biệt, như mobile Gmail, desktop Picasa, hay AdWords Editor. Đó là bởi vì có một số dịch vụ chưa thể hoạt động theo hai bước xác thực đó. Đăng ký sử dụng liên kết đã đề cập ở phần trước sẽ giúp bạn từng bước đi qua các thủ tục cần thiết để sử dụng nó.
5. Sử dụng hai địa chỉ e-mail khác nhau
Bạn có thể đã biết tới Gmail, và phải nói rằng việc sử dụng các tiền tố hoặc các ký hiệu khác để mở rộng địa chỉ Gmail của bạn để lọc bớt thư rác.
- Minh họa: Người dùng Gmail cũng có thể sử dụng địa chỉ @google-mail.com.
Bạn có thể không biết là bạn có thể sử dụng đuôi @google-mail.com cũng tương đương với đuôi @gmail.com. Nói một cách khác, nếu bạn thường sử dụng hòm thư example.address@gmail.com cho e-mail của mình thì bạn cũng có thể sử dụng hòm thư example.address@google-mail.com và bạn vẫn có thể gửi / nhận e-mail bình thường. Bạn có thể sử dụng đuôi @google-mail.com khi đăng ký nhận các bản tin (newsletters), và tạo ra các quy tắc (rule) cho bộ lọc (filter) có trong Gmail để xếp bất kỳ thư nào gửi từ địa chí đó vào một thư mục thư rác.
Sở dĩ bạn cũng có địa chỉ @google-mail.com bởi vì các vấn đề về thương hiệu ở Châu Âu, nơi mà thương hiệu Gmail đã được đăng ký sử dụng trước bởi các dịch vụ đối thủ.
6. Kiểm tra người mới vừa truy xuất tài khoản
Điều lo lắng đối với một số người là việc tài khoản Gmail của họ bị truy xuất trái phép. Chỉ qua thao tác nhấp vào liên kết Details ở cuối mỗi trang Gmail là bạn đã có thể xem lần truy xuất tài khoản Gmail của bạn gần đây nhất đã diễn ra ở nơi nào, khi nào và như thế nào.
7. Kiểm tra kết nối YouTube
Liệu YouTube đang bị sai sót hoặc chậm một chút? Bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ video nào và chọn Take Speed Test hoặc ghé qua trang kiểm tra tốc độ speed-test của Youtube, bạn có thể so sánh tốc độ playback với những người khác cùng sử dụng ISP của bạn, cũng như có thể so sánh với tốc độ trung bình của thành phố, đất nước bạn. Bằng cách nhấp vào liên kết có tên là Show Video Test, bạn có thể đo tốc độ của bạn. Lúc này chỉ cần nhìn vào các phiên (section) giao thức HTTP trong cửa sổ ở phía trên bên tái của video hiển thị để xem bạn nhận file video nhanh như thế nào?
8. Kéo và thả
Nếu bạn sử dụng trình duyệt Mozilla Firefox hoặc Google Chrome để truy xuất các dịch vụ của Google, thì bạn cũng có thể thường xuyên chơi trò kéo / thả các file vào trình duyệt nếu sản phẩm của Google đang làm việc với các file đó.
- Minh họa: Bạn có thể kéo và thả (drag and drop) các file của bạn tới cửa sổ Gmail nếu sử dụng Chrome hoặc Firefox.
Chẳng hạn, khi bạn tạo một e-mail, bạn có thể đơn giản là kéo thả các file tới cửa sổ trình duyệt để đính kèm (nhúng) nó trực tiếp vào tài liệu (bạn sẽ cần thả chúngở phần màu xanh có chữ Drop Files Here). Nếu bạn đang biên sọan một tài liệu Word trong Google Docs, bạn cũng có thể kéo thả các hình ảnh vào cửa sổ trình duyệt để đặt chúng vào trang tài liệu bạn đang sọan thảo.
Thật không may, các tính năng này không hoạt động với trình duyệt Internet Explorer.
9. Kiểm tra xem liệu các dịch vụ Google có hoạt động không?
Bạn đã bao giờ thử truy xuất tới một trong số các dịch vụ của Google nhưng không truy cập được chưa? Nếu bạn gặp trường hợp này, thì điều đầu tiên mà bạn nghĩ tới là hỏi tất cả những đồng nghiệp cạnh đó xem liệu họ có thể truy xuất dịch vụ được không. Bằng cách ghé qua trang Google Apps Status bạn có thể nhìn thấy bất kỳ vấn đề gì xảy ra với các dịch vụ này trong nháy mắt và nhanh chóng tìm ra nguồn gốc của vấn đề.
10. Cộng tác tài liệu ngay trong môi trường Microsoft Office
Nếu bạn chưa sẵn sàng làm việc với Google Docs thông qua trình duyệt internet, bạn có thể tải Google Cloud Connect plugin for Microsoft Office, một plugin hiện đã có sẵn và miễn phí sau một thời gian thử nghiệm dài. Plugin này cho phép nhiều người có thể cùng làm việc trên một file Microsoft Office được tải lên từ một ai đó trong không gian chia sẻ của Google Docs. Bất kỳ chỉnh sửa nào được tạo ra bởi người khác đều được phản ánh ngay lập tức trong tài liệu, tất cả đều xử lý trong cửa sổ làm việc chuẩn của Microsoft Office và bạn có thêm lợi ích nữa là các file và revision track (các phiên bản chỉnh sửa) đều được lưu trên nền tảng điện toán đám mây (cloud) của Google.
Theo Voz.vn
0 nhận xét:
Đăng nhận xét